Kasse führen: Bonpflicht, TSE und Kassenmeldung
7. November 2026 · Redaktion
Für Betriebe mit Bargeld gelten drei Pflichten, die unabhängig voneinander geprüft werden: Die elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgegeben werden, und jedes System ist binnen eines Monats über ELSTER zu melden. Verstöße können nach § 379 AO mit bis zu 25.000 Euro geahndet werden – unabhängig davon, ob Steuern verkürzt wurden.
Eine Registrierkasse ist nicht Pflicht
Es gibt in Deutschland keine Registrierkassenpflicht. Die offene Ladenkasse – eine Geldkassette mit täglichem Kassenbericht – ist weiterhin zulässig. Nur wer sich für ein elektronisches Aufzeichnungssystem entscheidet, löst damit die Pflichten des § 146a AO aus.
Dafür ist die offene Kasse nicht sorgenfrei: Einnahmen sind nach § 146 AO einzeln aufzuzeichnen, täglich zu zählen und in einem Kassenbericht mit Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen und Endbestand festzuhalten. Der Kassenbestand muss jederzeit mit dem Bericht übereinstimmen – der klassische Prüfungspunkt. Bei vielen Einzelverkäufen ist eine ordentliche elektronische Kasse der geringere Aufwand.
TSE: was das System können muss
Nach § 146a Absatz 1 AO muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese besteht aus drei Teilen:
- Sicherheitsmodul, das jede Buchung unveränderbar protokolliert
- Speichermedium, auf dem die Aufzeichnungen gesichert werden
- einheitliche digitale Schnittstelle für den Datenexport bei einer Prüfung
Die TSE gibt es als Hardware (Steckmodul, SD-Karte) oder als Cloud-Lösung. Wichtig ist das BSI-Zertifikat, das fortlaufend aufrechterhalten werden muss – frag den Anbieter nach dem Zertifikat und dem Ablaufdatum, denn Hardware-TSE haben eine begrenzte Laufzeit.
Es ist zusätzlich verboten, Kassen, Kassensoftware oder TSE zu bewerben oder zu verkaufen, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Billige Systeme ohne TSE sind kein Schnäppchen, sondern ein Risiko.
Belegausgabepflicht
§ 146a Absatz 2 AO verlangt, dass du in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellst und dem Kunden zur Verfügung stellst. Drei Punkte, die oft missverstanden werden:
- Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen. Ausgeben musst du ihn trotzdem.
- Elektronisch ist erlaubt: QR-Code, E-Mail, Anzeige auf dem Display – solange der Kunde den Beleg entgegennehmen kann und nichts weiter tun muss als hinzusehen.
- Eine Befreiung ist nach § 148 AO möglich, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden und die Belegausgabe unzumutbar ist. Sie wird auf Antrag erteilt, ist Ermessenssache und kann widerrufen werden. Sie betrifft die Belegausgabe, nicht die Aufzeichnung.
Kassenmeldung über ELSTER
Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem dem Finanzamt zu melden (§ 146a Absatz 4 AO) – elektronisch, nicht auf Papier.
| Fall | Frist |
|---|---|
| Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme | war bis 31. Juli 2025 zu melden |
| Ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit TSE ausgerüstet | innerhalb eines Monats |
| Außerbetriebnahme, Verkauf, Entsorgung | innerhalb eines Monats |
| Taxameter und Wegstreckenzähler | TSE-Pflicht seit 1. Januar 2026, Meldung wie oben, zusätzlich mit Kfz-Kennzeichen |
Gemeldet werden Name, Steuernummer und Unternehmensbezeichnung, Art und Anzahl der Systeme je Betriebsstätte, Seriennummern, Art der TSE sowie Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst alle dort eingesetzten Systeme; jedes Gerät gehört genau zu einer Betriebsstätte. Drei Wege stehen offen: das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ in Mein ELSTER, der Upload einer XML-Datei oder die Übertragung über die ERiC-Schnittstelle. Wer die Frist verpasst hat, meldet nach – die Meldung bleibt möglich.
Übrigens zählen auch App-Kassen, Tablet-Lösungen, Cloud-Systeme und waagenbasierte Kassensysteme dazu, nicht nur klassische Registrierkassen.
Kassennachschau: Prüfung ohne Ankündigung
Nach § 146b AO dürfen Prüfer die Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten betreten und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie den Einsatz der TSE prüfen. Typischer Ablauf: Kassensturz, Abgleich mit dem Kassenbericht, Testkauf, Datenexport über die digitale Schnittstelle, Blick in die Verfahrensdokumentation.
Was du bereithalten solltest:
- Bedienungsanleitung und Programmierprotokolle der Kasse
- Nachweis der TSE-Zertifizierung und der Kassenmeldung
- Tagesabschlüsse (Z-Bons) lückenlos, Kassenbücher und Kassenberichte
- Verfahrensdokumentation: Wer bedient die Kasse, wie werden Stornos, Trinkgelder, Gutscheine und Privatentnahmen gebucht, wie wird gesichert
- Exportfähige Daten nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle
Die Aufbewahrungsfrist für Kassendaten beträgt zehn Jahre, und zwar in digitaler, auswertbarer Form. Ein Ausdruck genügt nicht.
Sechs Fehler, die teuer werden
- Kasse nicht gemeldet oder nach dem Austausch nicht nachgemeldet.
- TSE abgelaufen und nicht ersetzt – die Kasse läuft weiter, die Protokollierung nicht.
- Keine Verfahrensdokumentation. Der häufigste Beanstandungsgrund.
- Stornos ohne Nachvollziehbarkeit. Jeder Storno braucht Grund und Protokoll.
- Privatentnahmen nicht erfasst. Gehört in den Kassenbericht, auch die zwanzig Euro fürs Mittagessen.
- Nur Papierausdrucke archiviert statt der Daten in auswertbarer Form.
Die Kassenführung hängt mit der Rechnungsstellung zusammen: Belege bis 250 Euro sind Kleinbetragsrechnungen und genügen für den Vorsteuerabzug des Kunden – was dafür nötig ist, steht in Rechnung schreiben. Und wer Kleinunternehmer ist, weist auf dem Bon keine Umsatzsteuer aus, braucht aber den Hinweis nach § 34a UStDV, siehe Kleinunternehmerregelung.
Häufige Fragen
Ist eine elektronische Kasse Pflicht?
Nein. Die offene Ladenkasse mit täglichem Kassenbericht bleibt zulässig. Wer sich für ein elektronisches Aufzeichnungssystem entscheidet, muss es jedoch mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung betreiben, Belege ausgeben und das System melden.
Muss ich jeden Bon ausdrucken?
Du musst jeden Beleg ausgeben, aber nicht zwingend auf Papier: QR-Code, E-Mail oder Anzeige auf einem Display genügen, wenn der Kunde den Beleg entgegennehmen kann. Mitnehmen muss er ihn nicht.
Wann muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung, nach Ausrüstung mit einer TSE und nach Außerbetriebnahme. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist bis zum 31. Juli 2025 – versäumte Meldungen lassen sich nachholen.
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Prüfer dürfen unangekündigt während der Geschäftszeiten erscheinen, einen Kassensturz vornehmen, Testkäufe durchführen, die Daten über die digitale Schnittstelle exportieren und die Verfahrensdokumentation einsehen. Sie können direkt in eine Außenprüfung übergehen.
Welche Bußgelder drohen?
Nach § 379 AO bis zu 25.000 Euro, etwa für fehlende Belegausgabe, eine nicht geschützte Kasse oder eine versäumte Meldung – unabhängig davon, ob Steuern verkürzt wurden. Hinzu kommen Schätzungen bei Mängeln in der Kassenführung.
Gilt die TSE-Pflicht auch für Taxameter?
Ja. Die Nichtbeanstandungsregelung endete am 31. Dezember 2025; seit dem 1. Januar 2026 müssen Taxameter und Wegstreckenzähler mit TSE betrieben und gemeldet werden, zusätzlich mit Angabe des Kfz-Kennzeichens.
Quellen
Kategorien: Für Betriebe