Rechnung schreiben: Pflichtangaben und E-Rechnung ab 2027
29. Oktober 2026 · Redaktion
Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt, kostet nicht dich, sondern deinen Kunden den Vorsteuerabzug – und bringt dir den Anruf der Buchhaltung. Was hineingehört, steht in § 14 Absatz 4 UStG. Dazu kommt der Termin, der 2027 viele Betriebe trifft: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr ihre B2B-Rechnungen als echte E-Rechnung ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle anderen auch. Dieser Beitrag bringt beides zusammen.
Die zehn Pflichtangaben
| Nr. | Angabe |
|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden |
| 2 | Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer |
| 3 | Ausstellungsdatum |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung |
| 7 | Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und vereinbarte Minderungen |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatpersonen |
| 10 | Das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt |
Drei Punkte werden in der Praxis am häufigsten falsch gemacht:
- Leistungszeitpunkt (Nummer 6): Der Monat genügt, aber er muss dastehen – auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist zulässig.
- Handelsübliche Bezeichnung (Nummer 5): „Diverse Arbeiten“ reicht nicht. „Montage von 12 Steckdosen, 6 Stunden Monteurzeit“ reicht.
- Rechnungsnummer (Nummer 4): Sie muss einmalig sein, nicht lückenlos. Mehrere Nummernkreise – etwa pro Jahr oder pro Standort – sind erlaubt.
Sechs Monate Zeit, acht Jahre Aufbewahrung
Für Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen bist du nach § 14 Absatz 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Das gilt auch für steuerpflichtige Arbeiten an einem Grundstück, selbst wenn der Kunde eine Privatperson ist – der klassische Fall im Bauhandwerk.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Wichtig bei elektronischen Rechnungen: Aufzubewahren ist die Datei im Originalformat, nicht der Ausdruck.
Kleinbeträge und Kleinunternehmer
Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügt nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben: dein Name und deine Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Kundenadresse, Steuernummer und Rechnungsnummer dürfen fehlen. Ausgenommen sind unter anderem Fälle des § 13b UStG, also die Umkehr der Steuerschuldnerschaft.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG rechnen ohne Umsatzsteuer ab. Ihre Rechnung braucht nach § 34a UStDV den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, und das Entgelt in einer Summe. Mehr dazu im Beitrag Kleinunternehmerregelung: 25.000 Euro, Pflichten, Wechsel.
E-Rechnung: der Fahrplan
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes nur noch dann als elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten Format ausgestellt und übermittelt wird. Ein PDF ist damit keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31.12.2026 | Alle dürfen weiter Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF versenden. |
| ab 1.1.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. |
| bis 31.12.2027 | Betriebe mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen weiter Papier oder PDF nutzen. |
| ab 1.1.2028 | Die E-Rechnung ist für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich Pflicht. |
Was weiter auf Papier oder als PDF gehen darf: Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln – empfangen müssen aber auch sie.
Welche Formate zählen
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Absatz 1 UStG). In Deutschland sind zwei verbreitet:
- XRechnung: reines XML, für Menschen kaum lesbar, von Software direkt verarbeitbar. Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD ab Version 2.x: Hybridformat – eine PDF-Datei, in der die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Für kleine Betriebe die bequemere Wahl, weil der Kunde die Rechnung auch einfach lesen kann.
Abweichende Formate wie EDI sind zulässig, wenn sich die Pflichtangaben verlustfrei in ein normkonformes Format überführen lassen; für EDI-Verfahren gilt eine eigene Übergangsfrist bis Ende 2027.
Was du jetzt konkret tun solltest
- Empfang klären. Eine eigene Adresse wie rechnung@deinbetrieb.de, die zuverlässig gelesen und archiviert wird. Verweigern darf man den Empfang nicht.
- Umsatz 2026 prüfen. Über 800.000 Euro? Dann brauchst du zum Jahreswechsel ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Software testen, nicht kaufen und hoffen. Die meisten Rechnungs- und Handwerkerprogramme können E-Rechnung inzwischen; teste mit einem echten Kunden vor dem Pflichttermin.
- Archivierung umstellen. Die XML-Datei ist das Original und muss acht Jahre unverändert lesbar bleiben – ein Ordner auf dem Desktop ist dafür keine Lösung.
- Steuerberater einbinden. Wer die Buchhaltung ohnehin abgibt, klärt dort am schnellsten, welches Format zur Kanzleisoftware passt. Was eine Kanzlei kostet, steht in Was kostet ein Steuerberater?.
Zahlungsziel, Verzug, Skonto
Ohne Vereinbarung wird eine Rechnung sofort fällig. Üblich sind 14 Tage; gegenüber Unternehmen tritt Verzug nach § 286 Absatz 3 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung hinweist. Ein Skonto von 2 bis 3 Prozent bei Zahlung binnen 7 bis 10 Tagen beschleunigt den Geldeingang deutlich – es kostet aber echtes Geld: 2 Prozent für 20 Tage früher entsprechen rechnerisch über 35 Prozent Jahreszins. Wie du an überfällige Beträge kommst, steht in Offene Rechnungen eintreiben.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Die zehn Angaben aus § 14 Absatz 4 UStG: Namen und Anschriften beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Bauleistungen an Privatpersonen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht sowie bei Gutschriften das Wort „Gutschrift“.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E-Rechnung nur ein strukturiertes Format nach EN 16931, also etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung und ist in den Übergangsfristen noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Alle anderen Betriebe haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit; ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 UStG). Bei E-Rechnungen ist die Originaldatei aufzubewahren, nicht der Ausdruck.
Was gilt bei Rechnungen unter 250 Euro?
Es genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit deinem Namen und deiner Anschrift, dem Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe. Sie darf weiterhin auf Papier übermittelt werden.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.
Quellen
Kategorien: Für Betriebe