Stundensatz berechnen: die Formel für kleine Betriebe
30. Oktober 2026 · Redaktion
Der häufigste Kalkulationsfehler in kleinen Betrieben ist einfach zu beschreiben: Man nimmt den Lohn, legt „etwas drauf“ und schaut, was die Konkurrenz nimmt. Ein belastbarer Stundensatz entsteht anders – aus Personalkosten plus Gemeinkosten plus Gewinn, geteilt durch die produktiven Stunden. Wer so rechnet, landet in vielen Gewerken bei 75 bis 110 Euro netto und merkt, dass 70 Euro am Markt kein Preis, sondern ein Zuschussgeschäft sind.
Die Formel
Stundensatz = (Personalkosten + Gemeinkosten + Gewinnzuschlag) ÷ produktive Stunden im Jahr
Alle vier Größen sind Jahreswerte. Das Ergebnis ist ein Nettobetrag; die Umsatzsteuer kommt erst auf der Rechnung dazu.
Schritt 1: Produktive Stunden ermitteln
Hier scheitern die meisten Kalkulationen. Ein Vollzeitjahr hat rund 2.080 Arbeitsstunden – bezahlbar sind davon deutlich weniger.
| Position | Stunden |
|---|---|
| Jahresarbeitszeit, 52 Wochen × 40 Stunden | 2.080 |
| – Urlaub, 30 Tage | 240 |
| – Feiertage, im Schnitt 10 Tage | 80 |
| – Krankheit, im Schnitt 10 Tage | 80 |
| = Anwesenheitsstunden | 1.680 |
| – unproduktive Zeiten (Fahrten, Material holen, Angebote, Lager, Weiterbildung), 20 bis 25 Prozent | 340 bis 420 |
| = produktive Stunden | 1.260 bis 1.340 |
Wer mit 2.080 Stunden rechnet, verteilt seine Kosten auf rund 60 Prozent mehr Stunden, als er abrechnen kann – und unterbietet sich selbst um ein Drittel.
Schritt 2: Personalkosten vollständig ansetzen
Auf den Bruttolohn kommen 20 bis 25 Prozent für Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft und Umlagen, dazu tarifliche oder freiwillige Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
Zwei Untergrenzen, die 2026 und 2027 nach oben wandern: Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro und zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Damit verschiebt sich auch die Minijob-Grenze, die an den Mindestlohn gekoppelt ist (Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet) – 2026 sind das 603 Euro im Monat. Wer Helfer oder Aushilfen beschäftigt, muss beide Stufen in die Kalkulation für 2027 einpreisen.
Und der Posten, der in Einmannbetrieben fast immer fehlt: der Unternehmerlohn. Wer selbst auf der Baustelle oder im Laden steht, muss seine eigene Arbeitszeit mit einem Betrag ansetzen, von dem sich leben lässt – inklusive Kranken- und Altersvorsorge.
Schritt 3: Gemeinkosten sammeln
Gemeinkosten sind alle Kosten, die nicht einem Auftrag zuzuordnen sind. Einmal im Jahr aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung abschreiben, dann ist die Arbeit getan:
- Miete, Strom, Heizung, Lager
- Fahrzeuge: Leasing, Kraftstoff, Versicherung, Wartung
- Werkzeuge, Maschinen, Abschreibungen
- Versicherungen und Kammerbeiträge
- Software, Telefon, Internet, Buchhaltung, Steuerberater
- Werbung, Website, Portale, Fahrzeugbeschriftung
- Büro- und Verwaltungskräfte
- Forderungsausfälle und Garantiearbeiten
Schritt 4: Gewinn aufschlagen
Üblich sind 10 bis 15 Prozent auf die Selbstkosten. Das ist kein Luxus, sondern die Rücklage für neue Maschinen, Durststrecken und das Risiko, das jeder Festpreis mitbringt.
Beispiel 1: Elektrobetrieb mit zwei Gesellen
| Position | Betrag |
|---|---|
| Personalkosten inklusive Nebenkosten | 106.580 Euro |
| Gemeinkosten | 105.000 Euro |
| Selbstkosten gesamt | 211.580 Euro |
| Produktive Stunden (2 Mitarbeiter) | 2.496 |
| Selbstkosten je Stunde | 84,77 Euro |
| + 12 Prozent Gewinnzuschlag | 10,17 Euro |
| Stundensatz netto | 94,94 Euro |
| Stundensatz brutto mit 19 Prozent | 112,98 Euro |
Beispiel 2: Solo-Selbstständige
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gewünschter Gewinn vor Steuern (Lebenshaltung, Vorsorge, Rücklage) | 45.000 Euro |
| Gemeinkosten (Fahrzeug, Werkzeug, Büro, Versicherungen, Werbung) | 18.000 Euro |
| Summe | 63.000 Euro |
| Produktive Stunden | 1.300 |
| Stundensatz netto | 48,50 Euro |
Die zweite Zeile dieser Tabelle ist die wichtigste Erkenntnis für Einmannbetriebe: Nicht der Satz entscheidet über das Jahresergebnis, sondern die Zahl der Stunden, die du tatsächlich verkaufst.
Fünf Fehler, die Geld kosten
- Mit dem Bruttolohn rechnen und die Arbeitgeberanteile vergessen.
- Alle Arbeitsstunden als produktiv ansetzen statt 1.250 bis 1.600 je Mitarbeiter.
- Den eigenen Lohn weglassen – der Klassiker im Einmannbetrieb.
- Nach der Konkurrenz kalkulieren statt nach den eigenen Kosten. Der Nachbarbetrieb hat andere Fahrzeuge, andere Miete und vielleicht einen anderen Steuerberater.
- Jahre nicht nachrechnen. Löhne, Energie und Material sind seit 2022 deutlich gestiegen – ein Satz von 2022 ist 2026 ein Verlust.
Stundensatz, Pauschale oder Festpreis?
Der kalkulierte Stundensatz ist die Grundlage, nicht zwingend die Abrechnungsform:
- Nach Aufwand rechnet sich bei unklarem Umfang, etwa Störungssuche und Reparatur. Dann gehören Anfahrtspauschale und Mindestabrechnungszeit in das Angebot.
- Festpreis verlangt einen Risikozuschlag, weil du die Mehrarbeit trägst. 10 bis 15 Prozent auf die kalkulierten Stunden sind üblich.
- Materialzuschlag gehört getrennt kalkuliert: 10 bis 25 Prozent auf den Einkaufspreis für Beschaffung, Lagerung und Kapitalbindung.
- Notdienst, Wochenende, Nacht bekommen Zuschläge, die vorher schriftlich feststehen müssen – sonst gibt es Streit über die Rechnung.
Bei Preiserhöhungen hilft Offenheit mehr als Stille: Ein kurzer Satz zur Begründung, ein Vorlauf von vier Wochen und bestehende Angebote zu alten Preisen abwickeln. Wer die Erhöhung nachvollziehbar macht, verliert selten Kunden.
Bevor der neue Satz in die Rechnung geht, lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben in Rechnung schreiben. Und wenn du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnest, ändert das deine Marge – dazu Kleinunternehmerregelung.
Häufige Fragen
Wie berechnet man den Stundensatz?
Personalkosten, Gemeinkosten und Gewinnzuschlag addieren und durch die produktiven Stunden des Jahres teilen. Alle Werte als Jahressummen ansetzen; das Ergebnis ist ein Nettobetrag ohne Umsatzsteuer.
Wie viele produktive Stunden hat ein Mitarbeiter im Jahr?
Nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit und unproduktiven Zeiten bleiben je Mitarbeiter meist 1.250 bis 1.600 Stunden – nicht die rund 2.080 Stunden der Jahresarbeitszeit.
Wie hoch sind die Lohnnebenkosten?
Als Faustwert 20 bis 25 Prozent des Bruttolohns für Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft und Umlagen. Urlaubs- und Weihnachtsgeld kommen gesondert hinzu.
Welcher Gewinnzuschlag ist üblich?
10 bis 15 Prozent auf die Selbstkosten. Bei Festpreisen kommt ein Risikozuschlag in ähnlicher Höhe dazu, weil Mehraufwand zu deinen Lasten geht.
Muss ich den Unternehmerlohn einrechnen?
Ja. Wer selbst mitarbeitet, muss die eigene Arbeitszeit wie die eines Angestellten bewerten – sonst finanziert der Betrieb seinen Gewinn aus dem eigenen Lebensunterhalt.
Wie oft sollte ich neu kalkulieren?
Mindestens einmal im Jahr, außerdem nach Lohnerhöhungen, nach größeren Investitionen und wenn sich Energie- oder Materialpreise deutlich bewegen. Der Mindestlohn steigt 2026 auf 13,90 Euro und 2027 auf 14,60 Euro – zwei gute Anlässe.
Quellen
Kategorien: Für Betriebe